De wettelijke artikelen van de AVG beschrijven in drie verschillende secties de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming (DPO), zijn functie en zijn taken. De vraag rijst onder welke voorwaarden de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming voor uw bedrijf niet alleen optioneel maar ook verplicht is onder de AVG?
In dit artikel beantwoorden we deze vraag, gaan we dieper in op de verantwoordelijkheden van een functionaris voor gegevensbescherming en presenteren we de verschillen tussen interne en externe functionarissen voor gegevensbescherming.
Welke taken heeft de functionaris voor gegevensbescherming?
Rollen en verantwoordelijkheden van een AVG-functionaris voor gegevensbescherming
De rol van de functionaris voor gegevensbescherming is het fungeren als brug tussen uw bedrijf en de toezichthouders. Het staat centraal in het gegevensbeschermingsbeheer en houdt toezicht op de naleving van de AVG en andere relevante wetten op gegevensbescherming. Een functionaris voor gegevensbescherming moet uw bedrijf kunnen adviseren over eventuele uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming en preventieve maatregelen kunnen bevorderen, bijvoorbeeld door uw werknemers op te leiden.
Een functionaris voor gegevensbescherming moet volgens de AVG de volgende taken vervullen
- Zorgen voor naleving: toezicht houden op de naleving van alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.
- Monitoringprocessen: Dit omvat het monitoren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen om de risico’s van gegevensverwerking te beoordelen.
- Opleiding en bewustzijn van werknemers: bevordering van de kennis over gegevensbescherming onder werknemers.
- Samenwerking met toezichthoudende autoriteiten: Fungeren als contactpunt voor gegevensbeschermingsautoriteiten.
- Toegankelijkheid en advies: De DPO moet te allen tijde toegankelijk zijn om problemen op het gebied van gegevensbescherming effectief aan te pakken.
- Registratie bijhouden: het bijhouden van gedetailleerde gegevens over de gegevensverwerkingsactiviteiten van de organisatie.
- Belangenconflicten vermijden: Een DPO moet vrij zijn van belangenconflicten.
Wie heeft er volgens de AVG een functionaris voor gegevensbescherming nodig?
Elke publieke organisatie heeft een functionaris voor gegevensbescherming nodig, en particuliere bedrijven moeten een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen als hun gegevensverwerkingsactiviteiten aan bepaalde criteria voldoen. Als u al weet dat u persoonlijke gegevens verwerkt, is het volgende gedeelte belangrijk voor u, aangezien de verwerking van dergelijke gegevens speciale zorg en aandacht vereist onder de AVG.
Wanneer is een functionaris voor gegevensbescherming vereist onder de AVG?
De verplichting om een DPO aan te stellen onder de AVG ontstaat wanneer de verwerking van persoonsgegevens door een bedrijf aan bepaalde criteria voldoet:
- De hoofdactiviteit van het bedrijf bestaat uit het uitvoeren van activiteiten die, vanwege hun aard, reikwijdte en doelstellingen, een regelmatige en systematische intensieve monitoring van de betrokkenen vereisen.
- De belangrijkste activiteiten omvatten de grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens op grond van artikel 9 van de AVG en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen op grond van artikel 10 van de AVG.
Bovendien vereist de AVG de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming voor elke overheidsinstantie of -organisatie (behalve rechtbanken in hun gerechtelijke activiteiten).
Interne of externe functionaris gegevensbescherming?
De beslissing of een interne of externe functionaris voor gegevensbescherming (DPO) beter is voor uw organisatie, hangt af van twee factoren: de specifieke behoeften van uw organisatie en uw middelen. Een interne functionaris gegevensbescherming kan een efficiënte keuze zijn als de relevante expertise al aanwezig is in de organisatie, aangezien deze functie kan worden overgenomen of efficiënt kan worden uitgebouwd door een medewerker van de organisatie. Aan de andere kant, als een hoog niveau van expertise, objectiviteit en efficiëntie vereist is om gegevensbescherming te implementeren, kan het kiezen van een externe functionaris voor gegevensbescherming voordelig zijn. Onze partner, een geaccrediteerde externe DPO-dienstverlener , biedt professionele ondersteuning die aan deze criteria voldoet.
Hieronder vatten we de voor- en nadelen van beide opties samen:
Interne functionaris voor gegevensbescherming
Voordelen
- Bekendheid met het bedrijf: Interne DPO’s kennen het bedrijf, zijn processen en medewerkers zeer goed, wat een diepere integratie van gegevensbescherming in de dagelijkse processen mogelijk maakt.
- Kosten: Vaak goedkoper omdat er geen nieuwe medewerker aangenomen hoeft te worden en er geen externe advieskosten zijn.
Nadelen
- Conflicten over middelen en taken: De extra taken van een DPO kunnen het moeilijk maken om de bestaande werklast te beheersen. Mogelijk moet er een nieuwe medewerker worden aangenomen.
- Bescherming tegen ontslag: Er zijn juridische bijzonderheden met betrekking tot de bescherming tegen ontslag die personeelsbeslissingen moeilijker kunnen maken.
Externe functionaris gegevensbescherming
Voordelen
- Gespecialiseerde expertise: Externe functionarissen voor gegevensbescherming zijn vaak hooggekwalificeerd en altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van gegevensbescherming.
- Objectiviteit: Door hun externe positie kunnen DPO’s een objectiever perspectief bieden op gegevensbeschermingskwesties binnen het bedrijf.
- Acceptatie: Externe functionarissen voor gegevensbescherming worden door ondernemingsraden en werknemers vaak als neutraler gezien, wat de samenwerking kan vergemakkelijken.
Nadelen
- Toegankelijkheid: Werknemers aarzelen mogelijk om een externe DPO te benaderen met vragen of problemen.
Ongeacht de keuze voor een interne of externe DPO, het bedrijf draagt de eindverantwoordelijkheid voor gegevensbescherming. Het is daarom raadzaam om zowel de interne capaciteiten als de externe opties zorgvuldig te evalueren om de optimale oplossing voor uw bedrijf veilig te stellen.
Conclusie
Beslissen of en welk type functionaris voor gegevensbescherming (intern of extern) het beste is voor uw bedrijf, moet gebaseerd zijn op een grondige beoordeling van uw specifieke behoeften.
Voor meer informatie en professionele ondersteuning kunt u terecht op de website van onze partner , een ervaren aanbieder van externe DPO-diensten. Gebruik hun expertise om uw bedrijf effectief te beheren in overeenstemming met de AVG en tegelijkertijd de normen voor gegevensbescherming te optimaliseren.
